Какие документы можно отдать ИИ
Распознавание текста на скане умеют давно, но раньше программа понимала только жёсткие шаблоны. Языковая модель работает иначе: она понимает смысл и находит ИНН поставщика, сумму с НДС или срок оплаты, даже если каждый контрагент присылает документ в своей форме. Это закрывает рутину бухгалтерии, отдела закупок и менеджеров, которые часами переносят данные из почты.
| Документ | Что достаём | Куда передаём |
|---|---|---|
| Счета и УПД | Поставщик, ИНН, позиции, суммы, НДС, срок оплаты | 1С, реестр платежей |
| Накладные | Товары, количество, артикулы, склад | МойСклад, 1С |
| Договоры | Стороны, предмет, сроки, штрафы, нестандартные пункты | CRM, карточка сделки |
| Заявки и анкеты | Контакты, потребность, бюджет, сроки | CRM, таблица |
| Резюме | Опыт, навыки, город, ожидания по зарплате | Таблица отбора |
Как идёт внедрение
| Неделя | Работа | Итог недели |
|---|---|---|
| 1-я | Собираем 30–50 типовых документов, список полей и правила проверки | Техническое задание на распознавание |
| 2-я | Настраиваем модель и выгрузку в вашу систему, прогоняем пробные файлы | Первые документы проходят автоматически |
| 3-я | Сверяем результат с ручным вводом, разбираем ошибки, дописываем правила | Отчёт о точности по каждому полю |
Документ, в котором модель не уверена, не уходит в учёт сразу: он попадает в очередь на проверку человеку с подсвеченными полями. Так ошибка в сумме или реквизитах не доходит до платёжки. Для больших потоков подключаем автоматизацию процессов с ИИ: письмо пришло, файл распознан, задача ответственному создана.
Что меняется в работе бухгалтерии и закупок
Сотрудник перестаёт перепечатывать реквизиты и позиции. Его работа сводится к проверке очереди спорных документов и разбору исключений: новый поставщик, расхождение суммы со счётом, нестандартный пункт в договоре. В договорах модель отдельно подсвечивает штрафы, автопролонгацию и сроки, которые отличаются от ваших типовых условий, чтобы юрист смотрел только на них.
Персональные данные и выбор модели
В анкетах, резюме и договорах с физлицами есть персональные данные. Базы с ними должны находиться в России, иначе компании грозит штраф по ч. 8 ст. 13.11 КоАП: юрлицу от 1 до 6 млн ₽. Поэтому для таких документов используем российские модели — YandexGPT в Yandex AI Studio или GigaChat — и оформляем поручение на обработку с сервисом.
Стоимость распознавания документов
Настройка распознавания одного типа документов с выгрузкой в таблицу стоит от 25 000 ₽ разово. Дороже выходит, если типов документов несколько, сканы плохого качества или рукописные, нужна запись прямо в 1С через интеграцию с 1С или проверка по внешним базам. Плату за токены модели вносите площадке по её тарифу.
Кому это пока рано
- Приходит меньше 50 документов в месяц: ручной ввод обойдётся дешевле настройки.
- Документы приходят только в бумаге и никто не сканирует их в течение дня.
- Учётная система не принимает данные извне: сначала решаем вопрос с выгрузкой.